Doch Vorsicht: Falls eine Lohnsteuerprüfung nach vielen Jahren
Mängel findet, zahlen erst einmal Sie nach und nicht der Arbeitnehmer.
Ob Sie ihn in die Haftung nehmen können, ist oft zweifelhaft. Sie
sollten daher genau darauf achten, dass die Fahrtenbücher ordnungsgemäß
sind.

Ein neues Urteil liefert dazu ein paar wichtige Hinweise:
Zum Beispiel ist es nicht zulässig, das Fahrtenbuch unvollständig zu
führen und später durch Daten aus dem elektronischen Terminkalender zu
ergänzen.

Der Fall lag so: Ein angestellter
Versicherungsvertreter führte ein Fahrtenbuch mit handschriftlichen
Aufzeichnungen. Er notierte fortlaufende Fahrten nach Datum, Uhrzeit,
Kilometerständen und gefahrenen Kilometern, aber statt Angaben zum
aufgesuchten Gesprächspartner schrieb er jeweils nur „Außendienst”. Die
besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren einem vom Arbeitgeber
erstellten Kalender der Kundentermine zu entnehmen. Das genügte dem
obersten Steuergericht nicht - das Fahrtenbuch war wertlos. (BFH,
13.11.12, VI R 3/12, juris)

Folgende Merksätze diktierten die Richter dem Versicherungsvertreter ins Stammbuch:

• Es genügt nicht, Fahrten allgemein und pauschal als „Dienstfahrten” zu bezeichnen.
• Die Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.
• Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener
  Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen
  auszuschließen.
• Jede einzelne berufliche Fahrt muss mit dem Gesamtkilometerstand
• am Fahrtende aufgelistet werden. Ebenso die Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung.
• Bei einer einheitlichen beruflichen Reise sind die einzelnen
  Geschäfts­partner in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie
  aufgesucht worden sind.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gilching